Vacations d’enseignement / Heures complémentaires

Nouveau :   Logiciel OSE – Organisation des Services d’Enseignement  

Le logiciel OSE est désormais ouvert depuis mars 2025.

L’application « DSE-Archives » permet de visualiser les données avant 2024/2025.

> 1^e phase : LES HEURES COMPLÉMENTAIRES – année 2024/2025 

Les enseignants permanents de l’université y indiqueront leur service prévisionnel et réalisé en vue du paiement de leurs heures complémentaires.

> 2^e phase : LES VACATIONS D’ENSEIGNEMENT – rentrée 2025/2026

A compter de la rentrée 2025-2026, les dossiers des vacataires d’enseignement ne seront plus validés sur VACADEMAT mais sur OSE.

L’agent recruté créé son compte local via l’application OSMOSE.

Le traitement administratif du dossier du vacataire est ensuite assuré dans OSE : de l’intégration des pièces justificatives à la saisie du contrat de vacations, jusqu’à la mise en paiement des heures réalisées.

Les procédures ci-après vous permettront de prendre connaissance de ces nouvelles modalités :

• La mise en paiement des heures d’enseignement.

Pour toutes les procédures relatives à OSE, vous pouvez vous reporter à la FAQ.

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I – VACATAIRES D’ENSEIGNEMENT ET PERSONNEL BIATSS

(titulaires et contractuels A.U)

Il est impératif de prendre connaissance du VADE-MECUM avant tout début d’intervention, ce guide vous permettra de vérifier les conditions de recevabilité de votre dossier administratif.

Vade-mecum des vacations d’enseignement et heures complémentaires
Télécharger le guide des vacations d’enseignement et  heures complémentaires (.pdf)

Règlementation :
Décret n° 87-889 du 29 octobre 1987 relatif aux conditions de recrutement et d’emploi de vacataires pour l’enseignement supérieur

A partir de la rentrée 2025/2026 -OSE – est la nouvelle application de recrutement des vacataires d’enseignement

L’agent recruté créé son compte local via l’application OSMOSE.

Le traitement administratif du dossier vacataire est ensuite assuré dans OSE, de l’intégration des pièces justificatives à la mise en paiement des dossiers.

Pour toutes demandes relatives à la gestion des pièces de votre dossier, vous pouvez consulter la procédure suivante : Notice OSE

Pour les années 2024/2025 et antérieures –VACADEMAT – la plateforme de recrutement des vacataires d’enseignement

Le recrutement des vacations d’enseignement est dématérialisé. Le dossier de recrutement, ainsi que les pièces justificatives, doivent être déposés sur la plateforme de recrutement dédiée : VACADEMAT (sont concernés les vacataires externes et les personnels administratifs A.U), disponible à l’adresse suivante : https://vacataire.univ-avignon.fr

A SAVOIR : il est indispensable que le dossier de recrutement soit complet sur la plateforme de recrutement, au moins un mois avant le début de la première heure de vacation d’enseignement.

• IMPORTANT : Les catégories de personnels  ne pouvant pas effectuer de vacations d’enseignement :
  1. Les étudiants bénéficiant d’un contrat étudiant régi par les articles D811-1 et suivant du code de l’éducation,
  2. Les ATER (article 10 du décret n° 88-654 du 7 mai 1988),
  3. Les étudiants inscrits à un niveau inférieur au doctorat (licence, master),
  4. Les chargés d’enseignement vacataires ayant perdu leur emploi,
  5. Les actifs ou retraités de plus de 67 ans au jour du service fait (note ministérielle du 18/10/2012),
  6. Les salariés ne pouvant pas justifier d’une activité de 900 heures/an de travail ou 300h/an d’enseignement,
  7. Les travailleurs indépendant/auto-entrepreneur ne pouvant justifier de revenus suffisants depuis les trois dernières années,
  8. Les retraités d’Avignon Université,
  9. Les personnes étrangères ne disposant pas d’une autorisation de travail (y compris les ressortissants britanniques à compter du 01/01/2022).

a/ Les documents communs à tous les vacataires d’enseignement

Ces documents sont à transmettre pour les dossiers à valider sur VACADEMAT (années 2024/2025 et antérieures) :

Dossier de recrutement-format WORD
Dossier de recrutement – format PDF

Pièces dossier-de-recrutement

b/ Les documents relatifs aux personnels BIATSS d’Avignon Université (titulaires et contractuels)

Les demandes de cumul se font directement sur l’application PEPS -rubrique « J’organise mon travail >déclaration de cumul d’activités »

Demande d’activités des personnels BIATSS de l’AU à l’AU

c/ Les documents relatifs aux vacataires extérieurs à l’université

Les documents suivants sont à intégrer en fonction de votre statut professionnel :

• les salariés du secteur privé : 2a-Annexe-1-Attestation-employeur
• les étudiants doctorants : 2b- Annexe 2 Attestation étudiant 3ème cycle MAJ 06.06.2018
• les travailleurs indépendants effectuant moins de 64 heures de vacations : Attestation-perception-de-revenu-

• pour les vacataires souhaitant disposer d’une identité numérique (accès ENT) : Charte informatique (pdf)

II – HEURES COMPLÉMENTAIRES – Personnels enseignants (titulaires et contractuels A.U)

Nombre maximal équivalent TD préconisé par catégorie d’intervenant https://e-doc.univ-avignon.fr/ressources-humaines/wp-content/uploads/sites/3/2025/06/Tableau-HETD-preconisees.pdf

Réglementation :
Vacations payées en heures complémentaires d’enseignement :
Décret n° 83-1175 du 23 décembre 1983 modifié relatif aux indemnités pour enseignements complémentaires (…)

La gestion et le traitement des heures complémentaires s’effectue de manière entièrement dématérialisée vie l’application OSE donc l’accès se fait depuis l’ENT, onglet « administration ».

Les logigrammes relatifs à cette gestion sont accessibles ci-dessous :

• Gestion des heures d’enseignement
• Mise en paiement des heures d’enseignement

Besoin d’aide? Notre Outil d’assistance est toujours disponible pour vous accompagner.